Organisasi Berkas Sequential ================================== SUB POKOK BAHASAN
1. Media Penyimpanan Berkas sequential
2. Pembuatan berkas sequential
3. Retrieval berkas sequential
4. Update terhadap berkas sequential
5. Berkas turunan ------------------------------------------ Deskripsi
Mahasiswa mengerti tentang organisasi berkas sequential serta penggunaannya. ------------------------------------------ T I K
1. Mahasiswa dapat menjelaskan cara pembuatan berkas sequential
2. Mahsiswa dapat menjelaskan pengertian retrieval berkas sequential dan menyebutkan contohnya
3. Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian update berkas sequential dan menyebutkan contohnya
4. Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian berkas turunan ------------------------------------------ ORGANISASI BERKAS SEKUENTIAL Organisasi berkas sekuensial adalah merupakan cara yang paling dasar untuk mengorganisasikan kumpulan record record dalam sebuah berkas .
Dalam organisasi berkas sekuensial, pada waktu record ini dibuat, record-record direkam secara berurutan.
Record pertama ditempatkan pada posisi pertama dalam berkas, record kedua ditempatkan pada posisi kedua dalam berkas dan seterusnya.
Begitu pula pada waktu pengaksesan dan pada waktu berkas ini digunakan sebagai input, record-record harus diakses secara berurutan.
Gambar Struktur Sequential file
Jadi dalam organisasi berkas sekuensial, bukan berarti bahwa record-record tersebut disimpan dalam urutan numerik .
Jika kita ingin menambahkan suatu record pada berkas sekuensial, maka record tersebut akan tercetak pada akhir berkas .
Organisasi berkas sekuensial dapat terdiri dari record-record yang berbeda jenis.
Contoh
Dalam sistem penggajian terpadu ( intergrated personnel-payroll system) mempunyai subuah berkas pegawai ( employee file ) yang terdiri dari dua jenis record yaitu :
Personnel record dan payroll record .
Record-record pada berkas tersebut tidak memerlukan format dan ukuran yang sama .
Pada contoh tersebut ,berkas disortir berdasarkan : EMP-NO , REC – TYPE . ------------------------------------------ Proses
Karena record-record dalam organisasi berkas sekuensial harus diakses secara berurutan, maka berkas sekuensial lebih sering menggunakan batch processing dari pada interactive processing ------------------------------------------ Keuntungan dan keterbatasan
Adapun keuntungan utama dari teknik organisasi berkas sekuensial adalah kemampuan untuk mengakses record berikutnya secara cepat .
Sedangkan keterbatasan dari organisasi berkas sekuensial adalah kita tidak dapat mengakses langsung pada record yang diinginkan . ------------------------------------------ POLA AKSES Pola akses adalah penentuan akses berdasarkan field tertentu .
Selama pola akses, berkas sekuensial dapat dipasangkan dengan record-record yang sudah diurut pada berkas, maka waktu aksesnya sangat baik .
Jadi kita harus menentukan pola akses terlebih dahulu, kemudian baru menentukan organisasi berkas sekuensial berdasarkan urutan yang sesuai dengan pola aksesnya , jangan sebaliknya . Contoh :
Berkas gaji yang disusun secara sequential berdasarkan NIP, hendak diakses berdasarkan NAMA, maka program tidak baik .
Juga tidak baik mengakses record dengan urutan sebagai berikut :
NIP ; 15024508 ,NIP ; 15024607
NIP : 15024115 ,NIP : 15028001
Dimana NIP tersebut belum tersortir ------------------------------------------ Media penyimpanan berkas sequensial
Berkas sequential dapat disimpan dalam SASD seperti maknetic tape atau pada DASD seperti maknetic disk .
Beberapa alasan untuk menyimpan berkas sequential pada DASD :
• Pada umumnya komputer dihubungkan dengan sedikit tape drive sehingga tidak cukup untuk menunjang program aplikasi yang banyak membutuhkan berkas sequential . Contoh :
Jika 3 berkas sequential seperti master file, transaction file dan updata master file yang digunakan oleh sebuah program, karena hanya ada 2 tape drive, maka salah satu dari ketiga berkas tersebut disimpan dalam disk .
• Sistem yang dikonfigurasikan untuk fungsi berkas tertentu, selalu disimpan dalam disk . Contoh
Printer hanya dapat menerima semua berkas yang akan dicetak, bila terlebih dahulu berkas tersebut disimpan dalam disk. Jadi bila kita ingin membuat sebuah berkas laporan maka harus ditetukan dari disk ke printer. Karakteristik lalu lintas saluran dan kapasitas saluran pada sistem dapat dibuat menguntungkan dengan cara memisahkan berkas-berkas dalam media penyimpanan . Contoh
Sebuah sistem akan dikonfigurasikan dengan 2 tape drive pada satu saluran dan 2 disk drive pada saluran lain. Jika volume data besar yang dihasilkan oleh sebuah program dari 2 berkas sequential maka akan menguntungkan bila berkas berkas tersebut diletakan pada peralatan yang salurannya digunakan bersama sama . ------------------------------------------ Pembuatan Berkas Sequential
Pembuatan berkas sequential meliputi penulisan record-record dalam serangkaian yang diinginkan pada media penyimpanan . Pembuatan berkas transaksi sequential meliputi tugas tugas ;
• Pengumpulan data
• Perubahan data dalam bentuk bahasa yand dapat dibaca oleh mesin .
• Pengeditan data
• Pemeriksaan transaksi yang ditolak
• Penyortiran edit data ------------------------------------------ Pembuatan Berkas Laporan Dalam Pembuatan berkas laporan sequential dikenal 3 jenis record :
• Header record
Mencakup report header page header dan group header Dikenal sebagai informasi pengenal ( identifying information ) .
• Detail record
Mencakup isi laporan yang umumnya disusun dalam kolom .
• Footer record
Mencakup report footer page footer dan group footer Dikenal sebagai informasi ringkasan ( Summary information ) . ------------------------------------------ Rietrieval Terhadap Berkas Sequential
Record pada berkas sequential diretrieve secara berurutan, urutan dimana record tersebut ditulis pada berkas menentukan urutan dimana record tersebut didapat kembali.
Retrieve dari sebuah berkas dapat dibagi 2 yaitu report generation dan inquiry .
Pada umumnya bekas sequential diakses dalam model report generation .karena record-record harus diakses secara berurutan, tentunya lebih efisien mengakses setiap record dari berkas tersebut.
Inquiry dari berkas sequential mengalami hambatan karena organisasi berkas ini memerlukan pengaksesan record secara satu persatu namun ada inquiry yang memerlukan pengaksesan semua record dari berkas Contoh :
• Beberapa jumlah mahasiswa yang berumur diatas 20 tahun ?
• Berapa jumlah pegawai yang mempunyai gaji dibawah Rp 1.000.000.-? ------------------------------------------ Hit Ratio
Banyaknya record yang harus diakses untuk mendapatkan informasi yang diinginkan dibagi dengan banyaknya record dalam berkas tersebut. Contoh :
Inquiry NPM : 0028907 memerlukan pengaksesan record sebanyak 10 dari 100 record yang ada dalam berkas mahasiswa .
Hit Ratio =
10
___ = 0.1
100
• Semakin rendah hit ratio semakin tidak baik bila menggunakan organisasi sequential.
• Semakin tinggi hit ratio semakin baik bila menggunakan organisasi sequential. ------------------------------------------ Update terhadap berkas sequntial
Telah kita ketahui bahwa master file berisi data yang relatif tetap tetapi kadang kadang kita perlu mengadakan perubahan pada berkas tersebut .
Hal ini kita sebut sebagai proses update
Frekuensi dimana sebuah master file harus diupdata bergantung pada faktor faktor :
• Tingkat perubahan data
• Ukuran dari master file
• Kebutuhan yang mendesak dari data yang sedang berjalan pada master file
• File activity ratio ------------------------------------------ File Activity ratio
Banyaknya record pada master file yang diupdata dibagi dengan banyaknya record pada master file .
• Semakin tinggi file activity ratio, semakin lama proses peng-update-an master file.
• Semakin tinggi kebutuhan akan data yang baru pada master file, maka semakin sering file tersebut diakses.
• Semakin sering master file diupdate, semakin tinggi biaya pemrosesannya.
Kebanyakan berkas sequential tidak dapat diupdate langsung ditempat, karena untuk mengupdate biasanya diperlukan berkas baru sebagai pengganti berkas lama.
Dibawah ini akan ditunjukkan gambar system flow diagram untuk meng-up-date sebuah berkas sequential. ------------------------------------------ Generation File
Selama next cycle pada proses update, new master file yang sekarang akan menjadi old master file. Menjadi banyaknya master file inilah yang disebut sebagai Generation file. File yang mempunyai nama yang sama, tetapi berbeda nomor generasinya. Jika old master sekarang merupakan generasi 1 maka new master berikutnya merupakan generasi 2 new master pada next cycle menjadi generasi 3 dst ------------------------------------------ Jenis update
Ada 3 jenis update yang dapat dilaksanakan pada master file :
• Insert a new record
• Delete an existing record
• Modify an existing record ------------------------------------------
Menangani Kesalahan
Dalam pelaksanaan update dapat ditemukan beberapa kesalahan ,seperti :
• Insert record that already exists
• Delete a record that does not exist
• Modify a record that does not exist
contoh:
Sebuah master file berisi 10 record. Transaksi yang akan diproses adalah sebagai berikut : ------------------------------------------ DEKLARASI BERKAS SEQUENTIAL DALAM BAHASA COBOL
SELECT [OPTIONAL] filename ASSIGN TO [implementor-name] …
[ RESERVE integer AREAS ]
AREA
[ ORGANIZATION is SEQUENTIAL ]
[ ACCESS MODE is SEQUENTIAL ]
[ FILE STATUS is data-name ].
